Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung bei Events

Welche Aufgaben spielen im Veranstaltungsmanagement eine wichtige Rolle?

Jedem Event stehen arbeitsintensive Planungsabläufe entgegen, die innerhalb des Eventmanagements eine tragende Rolle für den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung einnehmen. Das Event- und Veranstaltungsmanagement beinhaltet neben der Planung, der Organisation und der Umsetzung auch die Nachbereitung. Besonders das Teilnehmermanagement nimmt in allen Schritten der Eventplanung einen großen und wichtigen Faktor ein. Ohne geeignetes und ausreichend vorhandenes Personal könnten viele Veranstaltungen nicht erfolgreich absolviert werden. 

Wie sollte die Personaleinsatzplanung vor einer Veranstaltung umgesetzt werden?

Eine Veranstaltung steht und fällt mit dem eingesetzten Personal. Qualifizierte Bewerber müssen gesucht, gefunden und eingeplant werden. Sind diese vorhanden, muss durch deren Einsatz, ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung ermöglicht werden. Ein Schicht- und Dienstplan lässt Mitarbeiter wissen, wie ihre Einsatzbereiche und -zeiten vor Ort aussehen. Laufen diese Aufgaben gut, lässt sich auf Dauer ein Pool von qualifizierten Mitarbeitern aufbauen, die immer wieder gebucht werden können und die Recruiting Prozesse somit erleichtern.

Welche relevanten Personaldaten werden während eines Events erfasst?

Ist ein Event in vollem Gange, fallen Kosten in Form des geleisteten Arbeitseinsatzes des Personals an. Eine korrekte Zeiterfassung ist wichtig, um Stundenkonten stets aktuell zu halten. Die Mitarbeiter sollten ihre Einsatzzeiten, Arbeitsbeginn und -ende, erfassen können, um nachfolgend eine Lohnabrechnung oder Rechnung zu erhalten. 

Welche Aufgaben fallen nach einem Event im Personalmanagement an?

Nach Eventabschluss fängt die Feinarbeit an. Das Auswerten von Stundenzetteln, das Vorbereiten von Löhnen und die Rechnungserfassung zählen dazu. Klassischerweise werden diese noch händisch in Tabellenkalkulationsprogrammen angefertigt. Für die Abrechnungen bedeutet dies, dass jede Personalakte inklusive der Berechnung der Einsatzzeiten händisch überprüft und freigeben werden muss

Warum sollte eine Branchensoftware zur Personalplanung bei Events eingesetzt werden?

Um zeitgemäß und unter den Aspekten der Digitalisierung zu arbeiten, ist es sinnvoll eine geeignete Softwarelösung einzusetzen. Anfallende Aufgaben in der Personalbeschaffung, der Personaldisposition sowie in der Abwicklung von Abrechnungen lassen sich digital wesentlich übersichtlicher und kostengünstiger umsetzen. Eine Software für das Eventmanagement sollte über den Bereich der Personaleinsatzplanung hinaus weitere Möglichkeiten bieten, um Veranstaltungen durchzuführen.

Was sollte eine Software für Eventdienstleistungen können?

1. Recruiting Prozesse optimieren
Um geeignete Bewerber zu finden, sollten Stellenanzeigen auf namhaften Stellenbörsen veröffentlicht werden. Am effektivsten gelingt es, wenn die Software diese direkt aus dem Programm heraus veröffentlicht und darüber eingehende Bewerbungen empfangen kann.

2. Bewerbermanagement
Bewerberunterlagen sollten schnell und übersichtlich abrufbar sein, um offene Einsatzpositionen zu füllen. So lässt sich schnell überblicken, wer für welchen Job geeignet ist.

3. Personalplanung
Ein Eventmanager sollte jederzeit im Programm die Möglichkeit besitzen, alle Mitarbeiter und dessen Qualifikationen im Blick zu haben. Ein weiterer Pluspunkt ist, wenn Mitarbeiter gezielt über passende Jobs mobil oder online informiert werden, um sich selbstständig einplanen zu können.

4. Elektronische Zeit- und Stundenerfassung
Die Möglichkeit den Einsatzplan vor Eventbeginn im Programm zu erstellen, ist eine der notwendigsten Funktionen einer Software. Mit Hilfe dessen, lassen sich die Arbeitszeiten für die anschließende Lohnvorbereitung und Rechnungserstellung überblicken. Ideal ist, wenn sich Arbeitsbeginn und -ende direkt am Einsatzort via App oder Zeiterfassungsterminal erfassen lassen.

5. Personalübersicht- und -verwaltung
Jeder Eventmanager sollte nebst Kontaktdaten des Personals, auch dessen Qualifikationen, Erfahrungen als auch Verfügbarkeiten und Fehlzeiten einsehen können. So können Einsatzpläne effektiv erstellt und Personal schneller rekrutiert werden.

6. CRM-System
Ein CRM-System ist der zentrale Mittelpunkt in der Softwarelösung und sollte immer vorhanden sein. Personal, Kunden und Lieferanten sowie die zugehörigen Korrespondenzen sind übersichtlich einsehbar und ermöglichen einen reibungslosen Ablauf in der Planung.

Sie benötigen eine Software, mit der Sie den Personaleinsatz auf Ihren Events professionell planen können?

LANDWEHR eVENT ist die optimale Lösung für Ihre professionelle Eventplanung. Als vollständig integriertes CRM-System, erleichtert LANDWEHR eVENT nicht nur die Personalplanung, sondern eine Vielzahl von Arbeitsschritten. So gelingt eine reibungslose und hochprofessionelle Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltungen.

Wie unterstützt Sie LANDWEHR eVENT vor Ihrer Veranstaltung?

Steuern Sie Ihr Recruiting und Bewerbermanagement über LANDWEHR eVENT. Aus dem Programm schalten Sie mit wenigen Klicks ganz einfach Stellenanzeigen auf namhaften Stellenbörsen. Die eingehenden Bewerbungen empfangen Sie direkt in der Software. Mit der interaktiven Personalplanung und -verwaltung haben Sie Kompetenzprofile und Einsätze im Blick. So können Sie passende Mitarbeiter per Mausklick über ein Event informieren und einplanen.

Welche Möglichkeiten bietet LANDWEHR eVENT während Ihrer Veranstaltung?

Unser professionelles Tool bietet die Möglichkeit über die LANDWEHR eVENT App alle Prozesse und Aufgaben mobil zu bearbeiten, wenn Sie einmal nicht vor Ort sind. Mit der LANDWEHR Zeit App werden die tatsächlichen Arbeitsstunden, insbesondere Arbeitsbeginn und -ende der Mitarbeiter erfasst. Die manuelle Erfassung der Stunden entfällt, da alle Daten direkt in das System übergehen.

Wie hilft LANDWEHR eVENT bei der Nachbereitung Ihrer Veranstaltung?

Anhand der vorab erstellten Einsatzplanung, sind die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter für die Lohnvorbereitung und Rechnungsstellung bereits im System vermerkt. Mithilfe der LANDWEHR Zeit App werden die tatsächlichen Arbeits- oder Fehlzeiten bestätigt und in das System übertragen. Folglich gelingt Ihnen eine effiziente Bearbeitung der Lohnvorbereitung und Rechnungsstellung. 

Fazit

Eine Veranstaltung stellt immer eine organisatorische und wirtschaftliche Herausforderung dar und steht und fällt mit dem Einsatz des passenden Personals. Daher sollten alle Aufgabenbereiche vor, während und nach dem Event professionell gelöst werden. Durch den Einsatz einer Softwarelösung kann dies gelingen, zum Beispiel mit LANDWEHR eVENT. Damit steht Ihrem nächsten erfolgreichen Event nichts mehr im Wege!


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