Softwarelösung für Gebäudereiniger und Gebäudedienstleister

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Was ist das Besondere in der Branche der Gebäudedienstleister?

Im Gebäudereiniger-Handwerk arbeiten tagtäglich über 600.000 Beschäftigte. Die Zahlen steigen kontinuierlich. Damit ist die Branche der Gebäudedienstleister eine der stärksten und schnellwachsenden Branchen in Deutschland.

Auch wenn ein Großteil dieser Unternehmen versucht, gegen die stetig wachsenden Anforderungen im Gebäudemanagement gewappnet zu sein, treten immer wieder neue Herausforderungen auf. Egal ob einfache Büroreinigung oder umfassende Spezialreinigungen – jeder Auftrag und jeder Arbeitsschritt muss korrekt und zufriedenstellend durchgeführt werden. In der Gebäudedienstleistung steht das Handwerk ganz klar im Fokus. Dennoch spielen die zunehmenden digitalen Entwicklungen auch in der Gebäudereinigung eine immer größere Rolle – denn obwohl die zu verwaltenden Aufgaben nicht das Kerngeschäft eines Gebäudedienstleisters darstellen, beanspruchen sie erheblich viel Arbeitszeit und Aufwand. Ressourcen müssen vorab geplant und Arbeitsabläufe koordiniert werden.

Wie haben sich die Arbeitsabläufe in der Gebäudedienstleistung verändert?

Dienstleister müssen in der heutigen, schnelllebigen Zeit flexibler sein denn je, um sich am Markt erfolgreich zu positionieren. Die Verwaltung, Planung und Organisation eines Gebäudedienstleistungsunternehmens wird immer komplexer. Früher wurde mit Karteikarten und Aktenordnern gearbeitet, mit denen Personaldaten verwaltet, Arbeitsabläufe koordiniert und die Personaleinsatzplanung organisiert wurden. Es folgte der Einsatz von Excel-Listen zur besseren Organisation. Aber heutzutage und in der Zukunft erfordert die Branche den Einsatz von weitaus leistungsfähigeren Werkzeugen.

Ab einer gewissen Firmengröße sind für einen effektiven Arbeitsablauf digitale Prozesse und eine branchenspezifische Softwarelösung unverzichtbar. Dies muss aber kein „notwendiges Übel“ darstellen, sondern bietet im Gegenteil viele Chancen und kann den Unternehmenserfolg nachhaltig vorantreiben. 

Wie kann eine Software Unternehmen in der Gebäudereinigung unterstützen?

Je personal- und kundenintensiver ein Unternehmen in der Gebäudedienstleistung ist, desto mehr Arbeit entsteht auch bei der Akquisition neuer Kunden, bei der Objektverwaltung sowie bei weiteren umfassenden und meist zeitraubenden Aufgaben, wie z.B. in der Einsatzplanung. Mit dem Einsatz einer Software lassen sich die täglichen Verwaltungsprozesse deutlich vereinfachen und damit die Produktivität innerhalb des Unternehmens steigern. Eine einfache und meist kostenlose Standardsoftware ist hier nicht zielführend, da sie die spezifischen Anforderungen der Branche nicht berücksichtigt. Eine branchenspezifische Software deckt relevante Abläufe anwenderfreundlich für die Gebäudedienstleistung ab. 

Was sind die Vorteile einer branchenspezifischen Software für Gebäudedienstleister?

Mit einer speziell für Gebäudedienstleister entwickelten Branchensoftware, arbeiten Sie auf höchstem Niveau. Entscheidende Prozesse eines Gebäudereinigungsbetriebs sind im System abgebildet. Nebst Akquise, Dienstplanung und Fakturierung werden auch kleinste Verwaltungs- und Administrationsaufgaben dargestellt. Diese gehören zwar nicht zum Kerngeschäft und tragen nur wenig zur Wertschöpfung bei, verursachen aber teilweise erhebliche Kosten und bieten damit ein enormes Sparpotenzial.

Eine Software kann die Kosten eines Unternehmens langfristig senken und dabei helfen, administrative Aufgaben wie die Lohnabrechnung schneller, effizienter und wirtschaftlicher zu erledigen. Ebenso besteht die Möglichkeit, die Personaldisposition, die Erstellung von Dienstplänen und die Zeiterfassung optimal zu meistern. Damit die Geschäftsprozesse sowohl durch neue gesetzliche Bestimmungen als auch aktuelle Anforderungen aus der Branche nicht aus der Bahn geraten, muss darauf geachtet werden, dass der Softwareanbieter die Software kontinuierlich weiterentwickelt und neue Modulversionen automatisch und kostenfrei in das System integriert.

Welche wesentlichen Arbeitsprozesse beinhaltet eine gute Branchensoftware?

1. Objektverwaltung
Neben den Kunden- und Interessentendaten ist die Objektverwaltung ein wichtiger Aspekt in der Gebäudedienstleistung. Eine Software kann alle relevanten Informationen zu den Objekten übersichtlich darstellen. Hierzu zählen beispielweise die Hinterlegung eines Ansprechpartners oder die Schlüsselverwaltung der einzelnen Gebäude.

2. Personalübersicht / Dienstplan
Für die Planung eines Gebäudedienstleisters ist es hilfreich, einen Überblick zu erhalten, welches Personal gerade zur Verfügung steht und wie die Einsätze stattfinden können. So können die Leistungen in den Objekten mit den ausführenden Mitarbeitern verknüpft werden. Weiterhin gibt es Möglichkeiten Reinigungstouren direkt in der Software zu planen und Dienstpläne der Mitarbeiter zu erfassen. 

Mit einem Dienstplanmodul, lassen sich die Einsätze der Mitarbeiter besonders effektiv planen und kontrollieren. Außerdem können Mitarbeiter als Springer hinterlegt werden, für den Fall, dass andere Mitarbeiter kurzfristig ausfallen. Somit lassen sich Engpässe vermeiden und ein reibungsloser Ablauf aller Aufträge wird gewährleistet. 

3. Arbeitsscheinverwaltung
Ein Arbeitsschein ist der Einsatzauftrag für den Mitarbeiter. Hier werden die Leistungsarten und Termine aufgeführt. Nach Arbeitsausführung werden die Arbeitsscheine durch den Kunden bestätigt. Dank mobiler Endgeräte (Smartphone, Tablet) ist dieser Schritt heutzutage auch digital umsetzbar. Die unterschriebenen Arbeitsscheine können von der Software verarbeitet und im Anschluss zur Faktur freigegeben werden. Die Fakturierung mit einer Software ist äußerst hilfreich, da die Software die Daten zur Rechnungserstellung direkt aus den vorliegenden Auftragsdaten und der Arbeitsscheinverwaltung übernimmt.

4. Auftrag
Ein zentrales Element einer Branchensoftware ist die Erfassung aller Auftragsdetails, von Auftragsdatum, Ansprechpartner, Gültigkeit bis hin Leistungsartzuordnung der Objekte. Hier werden alle notwendigen Informationen auf einen Blick abgebildet. 

Häufig bieten die Softwarelösungen weitere Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Beispielsweise eine direkte E-Mail-Anbindung; ein Dokumentenmanagementsystem, welches u. a. vorliegende Papierdokumente in digitale Dateien umwandelt und speichert, ein integrierter Kalender für die Terminkoordination, eine Flächenvorkalkulation und eine Preisverwaltung sowie ein digitales Rechnungseingangsbuch. Auch der Bereich der Qualitätskontrolle spielt eine Rolle in der Gebäudereinigungsbranche. Der Qualitätsaspekt sollte niemals dem Zufall überlassen werden, denn Qualität ist durchaus planbar. Die Auftraggeber haben es selber in der Hand, mit den richtigen Qualitätsanforderungen für gute Ergebnisse zu sorgen. Eine Software kann den Qualitätsprozess unterstützen.

Sie wünschen sich eine Software, die Ihre individuellen Bedürfnisse erfüllt und bis ins Detail durchdacht ist?

Die Branchenlösung LANDWEHR L2 ist die ideale Lösung für Gebäudereinigung und Gebäudedienstleister. Ihre spezifischen Wünsche und Bedürfnisse stehen bei uns stets im Mittelpunkt, sodass wir individuelle Anpassungen vornehmen können, um Ihren ganz persönlichen Anforderungen gerecht zu werden. Somit werden Sie zukünftig professionell und effizient arbeiten, den Workflow sowie Ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und diese langfristig erfolgreich ausbauen.

Lassen sich alle Arbeitsschritte mit LANDWEHR abbilden?

Unsere Softwarelösung LANDWEHR L2 lässt sich individuell nach Ihren Bedürfnissen erweitern. Mit unserer Software haben Sie die Möglichkeit beliebige Zusatzmodule beispielsweise für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Finanzbuchhaltung zu verknüpfen. Mit der Kombination einiger Module ermöglichen wir Ihnen sämtliche Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen mit unseren Lösungen abzudecken.

Fazit

Mit dem Einsatz einer branchenspezifischen Softwarelösung lassen sich die Anforderungen und Arbeitsabläufe der Gebäudedienstleistung deutlich verbessern. Mit LANDWEHR L2 bleiben Sie up to date – steigern Sie Ihre Effizienz und damit langfristig den eigenen Unternehmenserfolg. Sprechen Sie uns gerne an, wir unterstützen Sie mit unserer Softwarelösung.


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