Höchstüberlassungsdauer in der Praxis – seit Oktober wird es ernst!

Die Höchstüberlassungsdauer, die Bestandteil der Neuregelungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) ist, hat in der Branche der Zeitarbeit für viele Herausforderungen gesorgt. Neben Equal Pay und Offenlegungs-/Konkretisierungs- und Informationspflichten stellt dieser Teil der Reform einen enormen Überwachungsaufwand für Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen dar.

Rückblick AÜG-Reform: Vorschriften zur Arbeitnehmerüberlassung verschärft

Als Teil der AÜG-Reform ist die Höchstüberlassungsdauer zum 01.04.2017 in Kraft getreten. Der Grundsatz gibt vor, dass ein Verleiher seine Zeitarbeitnehmer nicht länger als 18 Monate an denselben Entleiher überlassen darf. Ist diese Grenze erreicht, muss die Überlassung des Zeitarbeitsnehmers enden. Die höchstmögliche Einsatzdauer ist bereits Ende September 2018 zum ersten Mal erreicht worden und sorgte im Vorfeld für eine rege Auseinandersetzung.

Auch nach dem erstmaligen Fristablauf bedeutet dies für zahlreiche Zeitarbeitsunternehmen, sich mit den Neuregelungen zu beschäftigen. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Bundesagentur für Arbeit (BA) Prüfungen durchführt. Beim Nichteinhalten der Vorschriften drohen hohe Bußgelder bis hin zur Entziehung der Überlassungsgenehmigung.

Welche entsprechenden Schritte umzusetzen sind, welche Fallstricke entstehen und wie der Einsatz geeigneter Instrumente zum Einhalten der gesetzlichen Vorgaben dienen kann, erfahren Sie hier.

Wie berechnet sich die Höchstüberlassungsdauer und wann tritt sie ein – zwei Ansätze

Relevant für das Berechnen des Zeitraums der Überlassungshöchstdauer sind die Zeiten ab dem 01.04.2017, dem Zeitpunkt zu dem die AÜG-Reform in Kraft trat. Es stellt sich hierbei die Frage, wie sich der Zeitpunkt des Inkrafttretens berechnet, da es zwei unterschiedliche Ansätze zur Berechnung gibt:

  1. Ein voller Monat zählt auch als solcher, unabhängig davon, wie viele Kalendertage dieser hat (Anwendung von §§ 187, 188 BGB). Diese Ansicht wird u. a. von der Bundesagentur für Arbeit (BA) vertreten. Eine Überschreitung der Überlassungshöchstdauer tritt in diesem Fall frühestens ab dem 01.10.2018 ein.
  2. Ein voller Monat wird immer mit 30 Tagen berücksichtigt, unabhängig von den tatsächlichen Kalendertagen (Anwendung von § 191 BGB). Diese Ansicht wird unter anderem vom Zeitarbeitsverband iGZ vertreten. Eine Überschreitung der Überlassungshöchstdauer tritt in diesem Fall also frühestens ab dem 23.09.2018 ein.

Angesichts der drohenden Sanktionen bei Verstößen ist diese offene Frage von einiger Bedeutung. Wie viele Bereiche in der AÜG-Reform wirkt dieser Teil vom Gesetzgeber nicht bis zu Ende gedacht beziehungsweise mangelhaft und unklar formuliert. Es muss vermutlich ein erster Präzedenzfall eintreten, um einen Maßstab für Sanktionen festzulegen.

Wie definiert sich die Höchstüberlassungsdauer und welche Unterbrechungen gibt es?

Grundsätzlich beträgt der Zeitrahmen der Überlassung 18 Monate. Je nach Tarifvertrag der Einsatzbranche (z. B. Stahlindustrie, Elektrohandwerk) treten jedoch vereinzelt Abweichungsmöglichkeiten ein. 

  • Diese 18-monatige Höchstdauer bezieht sich auf den Arbeitnehmer und auf das Unternehmen, in dem er Einsatz findet. Es gibt keine arbeitsplatz- oder betriebsbezogene Betrachtung. Dementsprechend werden grundsätzlich Voreinsatzzeiten im Einsatzunternehmen mit angerechnet, selbst wenn sie über ein anderes Personaldienstleistungsunternehmen zustande gekommen sind.
  • Eine Unterbrechung (Nullung) dieses Zeitraums entsteht, wenn zwischen den Einsätzen mehr als drei Monate (3 Monate + 1 Tag) liegen. Dadurch wird prinzipiell eine sogenannte „Entleiherrotation“ oder ein dauerhaftes Besetzen von Stellen mit wechselnden Zeitarbeitsnehmern möglich. Wegen der grundsätzlichen Anrechnung der Voreinsatzzeiten sind „Verleiherrotationen“ problematisch.

In Bezug auf die Unterbrechung des Zeitraumes für die Höchstüberlassungsdauer sind weitere Alternativen denkbar, wie z. B. die Schaffung eines Gemeinschaftsbetriebes oder befristete Übernahmen durch Kunden für die Dauer des Nullungszeitraums mit anschließender „Rückrotation“ zum Zeitarbeitsunternehmen oder einem anderen Verleiher.

Wie wird die „Nullung“ und der Neubeginn der Höchstüberlassungsfrist gehandhabt?

Neben den Fragen zur korrekten Berechnung ist die Handhabung der Zeiten bei Unterbrechung des Einsatzes nicht eindeutig formuliert.

  • Bei einem Unterbrechen des Einsatzes von drei Monaten oder weniger tritt zunächst eine sogenannte Hemmung der Überlassungsdauer ein. Die Zeiten des Unterbrechungszeitraums lassen sich herausrechnen und bei Fortsetzung des Einsatzes anrechnen.
  • Bei einem Unterbrechen des Einsatzes von mehr als 3 Monaten tritt hingegen eine sogenannte „Nullung“ ein, das heißt, es folgt ein Neubeginn der Frist.

Hier stellt sich die Frage, wie der „Einsatz“ definiert wird. Zum einen ist ein materieller Einsatzbegriff denkbar, das heißt, dass nur tatsächlich geleistete Einsatzzeiten des Zeitarbeitnehmers beim Kunden berücksichtigt werden. Keine Berücksichtigung findet hingegen Krankheit, Urlaub, AZK, Freistellung oder Ähnliches.

Zum anderen gibt es noch den formellen Einsatzbegriff. Hier kommt es auf den Bestand der vertraglichen Grundlage an, in diesem Fall der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV). Sobald dieser endet und der Zeitarbeitnehmer aus diesem Grund nicht mehr beim Kunden eingesetzt wird, endet auch der Einsatz. Nach Ansicht der Bundesagentur für Arbeit (BA) läuft er aber fort, wenn der Zeitarbeitnehmer zwar seine Arbeit nicht erbringen kann (z. B. aufgrund von Krankheit), aber der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) nicht beendet wird, beispielsweise durch Abmeldung.

Probleme und Fragen die sich bei dieser Thematik ergeben:

  • Wie werden tageweise Überlassungen bei klassischer Einsatzwechseltätigkeit gezählt?
  • Kann ein Einsatz bzw. der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) auch durch eine (schriftliche) Abmeldung beendet werden?
  • Besteht die Gefahr eines Rechtsmissbrauchs durch Nutzung der Unterbrechung von Einsätzen?

Welche Konsequenzen hat es, wenn die Höchstüberlassungsdauer überschritten wird?

  • Beim Überschreiten der Höchstüberlassungsdauer entsteht eine sogenannte „Fiktion eines Arbeitsverhältnisses“ zwischen dem Zeitarbeitnehmer und dem Entleihunternehmen. Der Zeitarbeitnehmer ist in diesem Fall automatisch nicht mehr bei seinem Zeitarbeitsunternehmen angestellt, sondern beim Entleihunternehmen.
  • Es ist allerdings eine Festhaltenserklärung des Zeitarbeitnehmers möglich, wodurch das Arbeitsverhältnis zurück an das Zeitarbeitsunternehmen fällt. Außerdem besitzt der Kundenbetriebsrat ein Zustimmungsverweigerungsrecht.
  • Rechtsfolgen bei Verstößen in Bezug auf die Überlassungshöchstdauer sind empfindliche Bußgelder (bis zu 30.000 Euro) und/oder erlaubnisrechtliche Konsequenzen für das Zeitarbeitsunternehmen. Schlimmstenfalls stehen die Überlassungsgenehmigung und damit das Schicksal des Verleihunternehmens auf dem Spiel.

Welche Befürchtungen haben die Branchenbetriebe bzgl. der Höchstüberlassungsdauer?

Insbesondere viele kleinere Personaldienstleistungsunternehmen befürchten durch die Bestimmungen existenzbedrohende Auswirkungen. Insbesondere wird mit der Beendigung von Kundenaufträgen gerechnet, bei denen das Gesetz greift.

Ein weiterer Faktor ist der Verlust gut ausgebildeter Fachkräfte, die durch Überschreiten der Höchstdauer automatisch vom Zeitarbeitsunternehmen zum Entleihbetrieb wechseln. Insbesondere bei Personaldienstleistern mit weniger als 50 Mitarbeitern kann das zu nachhaltigen Problemen führen.

In jedem Fall ist bei Unternehmen mit der Erhöhung von Trennungs- und Personalgewinnungskosten zu rechnen, wenn betroffene Mitarbeiter in anderen Kundeneinsätzen platziert werden. Daneben ist abzuwarten, welche Strafen bei Verstößen verhängt und ob Überlassungsgenehmigungen entzogen werden.

Umgang mit der Höchstüberlassungsdauer – richtige Organisation und Handlungsbedarf notwendig

Da die Höchstüberlassungsdauer eine gesetzliche Vorschrift im Rahmen der AÜG-Reform ist, muss jeder Personaldienstleister mit ihr umzugehen wissen.

Ein Kernpunkt ist die Kommunikation mit dem Kunden (Entleihbetrieb). Dieser ist über gesetzliche Vorschriften wie das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) klar und transparent zu informieren. Es muss eine Absprache erfolgen, was bei Eintritt der Fristen passiert, damit es nicht zu unangenehmen Überraschungen für beide Seiten kommt. Es bieten sich diverse Abfragen beim Kunden zu den relevanten Punkten an, beispielsweise zu Abweichungen durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Auch feste Vereinbarungen sollten definiert sein, damit Änderungen gegenseitig unverzüglich mitgeteilt werden müssen.

Genauso wie der Kunde muss der Zeitarbeitnehmer für das Thema sensibilisiert sein und klare Angaben machen, u.a. zu Voreinsatzzeiten, vormaligen Arbeitgebern und Kundeneinsätzen, damit in Bezug auf die Höchstüberlassungsdauer eine Absicherung besteht.

Fazit

Das Regelwerk der Höchstüberlassungsdauer stellt Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen vor neue Herausforderungen und Risiken. Dass durch den Gesetzgeber teilweise unklar formuliert wurde (z. B. Berechnung des Stichtags für die Höchstüberlassungsdauer) lässt Interpretationsspielraum, macht die Sache aber grundsätzlich nicht einfacher.

Personaldienstleister müssen sich nach Möglichkeit mit den richtigen Instrumenten auf die Eventualitäten einstellen. Unsere professionelle Softwarelösung LANDWEHR L1 bietet hier die passenden Werkzeuge. Sowohl in Bezug auf alle möglichen Varianten der Fristenberechnung als auch für die effektive Kommunikation mit Kunden und Zeitarbeitnehmern. Auch auf die Prüfungen durch die BA können Sie sich mit entsprechenden Schulungen adäquat vorbereiten.

Wenn Sie Fragen dazu haben, helfen wir Ihnen gerne weiter!

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