Arbeitszeiterfassung: Wie Arbeitgeber das EuGH-Urteil jetzt einfach umsetzen

Urteil des Europäischen Gerichtshofes: Die Hintergründe der Entscheidung

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH), das oberste rechtssprechende Organ der Europäischen Union, entschieden, dass Arbeitgeber dazu angehalten sind, ein System einzurichten, mit dem die vollständig geleistete Arbeitszeit von Beschäftigten festgehalten wird. So heißt es: „Um die praktische Wirksamkeit der von der Arbeitszeitrichtlinie und der Charta verliehenen Rechte zu gewährleisten, müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“

Der Sachverhalt ist die Klage einer spanischen Gewerkschaft, die vor dem spanischen Nationalen Gerichtshof klagte, dass eine Niederlassung der Deutschen Bank die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter mittels Zeiterfassungssystem erfassen solle. Laut Gewerkschaft ließe sich die Anzahl geleisteter Überstunden und die zeitliche Verteilung der Arbeitszeit nur exakt bestimmen, wenn die gesamte reguläre Arbeitszeit erfasst werde. 

Mit der Rechtssache C-55/18, die im Sinne der EU-Arbeitszeitrichtlinie und der Grundrechtecharta der Europäischen Union beschlossen wurde, sollen vorrangig Verstöße gegen die EU-Arbeitszeitrichtlinie verhindert und die Arbeitnehmerrechte gestärkt werden. Europäische Mitgliedsstaaten sollen eine entsprechende Gesetzeslage schaffen, die die Begrenzung der Höchstarbeitszeit und die Einhaltung von Ruhezeiten vorschreibt: „Es obliegt den Mitgliedstaaten, die konkreten Modalitäten zur Umsetzung eines solchen Systems, insbesondere der von ihm anzunehmenden Form, zu bestimmen und dabei gegebenenfalls den Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereichs oder Eigenheiten, sogar der Größe, bestimmter Unternehmen Rechnung zu tragen.“

Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Wie ist diese aktuell geregelt?

Bis dato herrscht keine Pflicht zum Erfassen der gesamten Arbeitszeit von Beschäftigten. Lediglich die Dokumentation von Zeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehen, also Überstunden, Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Dieses regelt der Paragraf 16 des Arbeitszeitgesetzes: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Weiter dekretiert das 1994 erlassene Arbeitsgesetz (ArbZG), die maximale tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeitszeit sowie das Einhalten von Ruhepausen. 

Konkret sind Arbeitnehmern damit folgende Rechte gewährleistet:

  • Limitierung der wöchentlichen Arbeitszeit auf 48 Stunden einschließlich Überstunden in einem Siebentageszeitraum
  • Einräumung einer 30-minütigen Ruhepause bei täglicher Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden; 45-minütige Pause bei mehr als neunstündiger Arbeitszeit am Tag
  • Mindestens elf aufeinanderfolgende Stunden tägliche Ruhezeit alle 24 Stunden 
  • Wöchentliche Einhaltung einer Ruhezeit von mindestens 24 Stunden am Stück

Weiter sind diverse Richtlinien der Arbeitszeitgestaltung im Arbeitszeitgesetz zu finden. Auch hier gibt es Ausnahmen, z.B. bei der Einhaltung von Ruhezeiten im Gaststättengewerbe, in Krankenhäusern sowie u.a. in Verkehrsbetrieben.

Weitere Ausnahmen bilden das Schwarzarbeitbekämpfungsgesetz und das Mindestlohngesetz (MiLoG). Die dort aufgeführten Wirtschaftszweige und -bereiche sowie geringfügig Beschäftigte sind verpflichtet, Arbeitszeiten zu dokumentieren. Dazu zählt auch das Gebäudereinigungsgewerbe, welches oftmals Arbeitnehmer beschäftigt, die den Mindestlohn erhalten und daher im Fokus der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls stehen, um die tariftreue Vergütung von Mindestlöhnen zu überprüfen. 

Umsetzung des Urteils zur Zeiterfassung – bis wann muss die Umsetzung erfolgen?

Bisweilen hat der EuGH keine Frist vorgegeben, bis wann die EU-Mitgliedsstaaten Unternehmen dazu verpflichten müssen, ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Die Ausarbeitung dieser Neuregelung dürfte einige Zeit in Anspruch nehmen und nicht von jetzt auf gleich akut werden. Solange besteht keine Verpflichtung für Arbeitgeber gegenüber dem Einsatz einer systematischen Zeiterfassung. 

Folgen des EuGH-Urteils für deutsche Unternehmen

Obwohl bislang kein Handlungsdruck für Unternehmen besteht, sollten diese sich rechtzeitig mit dem Urteil auseinandersetzen. Da das Urteil früher oder später in das Blickfeld des Deutschen Bundestages rückt, kann das Einholen von Informationen über die Arbeitszeiterfassung bereits jetzt sinnvoll und vorbeugend sein. Spezielle auf dem Markt vorhandene Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit zur umfassenden Dokumentierung geleisteter Arbeitszeit.

Welche Folgen hat das EuGH-Urteil für Arbeitnehmer?

Wie der Europäische Gerichtshof in seinem Urteil begründet, hätten Arbeitnehmer ohne ein entsprechendes System keine Möglichkeit ihre Rechte durchzusetzen. Daher sei die objektive und verlässliche Zeiterfassung ein Muss, um nicht nur wie bislang Überstunden zu erfassen, sondern auch Ruhezeiten und tägliche, wöchentliche als auch monatliche Höchstarbeitszeiten aufzuzeichnen. Im Zweifel einer Überschreitung der zulässigen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters können in Zukunft schnellere und nachvollziehbarere Kontrollen durchgeführt werden – ganz im Sinne der Arbeitnehmerrechte.  

Wie soll die Dokumentationspflicht kontrolliert werden?

Der EuGH hat in seinem Urteil bereits eingeräumt, dass es Mitgliedsstaaten freigestellt ist, auf Besonderheiten oder Eigenheiten einzelner Tätigkeitsbereiche einzugehen. Auch die Größe von Unternehmen spiele laut Aussage eine Rolle im Einhalten der Richtlinien.  

Grundsätzlich unterliegt die Kontrolle den Arbeitsschutzbehörden, welche die Einhaltung des staatlichen Arbeitsschutzrechts sicherstellen. Die Überwachung ist durch das Verlangen von Auskünften, die Einsicht in Unterlagen und durch Prüfungen und Stichproben in einzelnen Unternehmen möglich. Verstöße werden als Ordnungswidrigkeit deklariert, die mittels Zahlung eines Bußgeldes oder einer Anzeige geahndet werden.

Was bringt die lückenlose Arbeitszeiterfassung mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System?

Während es bei Bekanntgabe der EuGH-Entscheidung zahlreiche kritische Stimmen auf Unternehmensseite zu verzeichnen gab, wurde das Urteil auch für gutgeheißen. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) bezeichnete die Entscheidung als positiv, da fortan die „Flatrate-Arbeit“ ausgeschlossen werde.

Die Aufzeichnung von Arbeitsbeginn und -ende bedeutet für Beschäftigte, eine Kontrolle über ihre geleistete Arbeit zu besitzen. Der Einsatz eines Systems kann nachhaltig dazu beitragen, eine geregelte und lückenlose Arbeitszeitdokumentation zu gewährleisten.

  • Objektiv: Es muss eine sachliche und unvoreingenommene Haltung vorhanden sein, d.h. es muss eine klare Regelung von Arbeitsbeginn und -ende geben.
  • Verlässlich: Das System muss vertrauenswürdig und verlässlich sein, damit Daten jederzeit sicher, korrekt und gültig aufgezeichnet werden. 
  • Zugänglich: Das Arbeitszeiterfassungssystem muss für die Prüfung durch Behörden jederzeit zur Verfügung stehen und einen schnellen sowie einfachen Zugriff gewähren.
     

Arbeitszeiten aufzeichnen: Welche Möglichkeiten gibt es?

Im Arbeitsgesetz ist keine spezielle Methode zur Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten festgelegt. Jedoch gibt es in der Umsetzung Abweichungen, da betriebs-, arbeits- bzw. branchenbedingte Unterschiede dafür sorgen, dass eine bestimmte Lösung zur Arbeitszeiterfassung besser in Frage kommt als andere Systeme.

Zeiterfassung via Stundenzettel

Das schriftliche Festhalten vom Arbeitsanfang, -ende und von Pausenzeiten ist die simpelste, aber nicht einfachste Variante. Mittels händischer Eintragung in ein Formular oder per Stechkarten werden alle Zeiten berücksichtigt. Anschließend wird der Stundenzettel zum Monatsende in der Buchhaltung abgegeben und ausgewertet. 

Ob dieser Vorgang, insbesondere in Zeiten der verstärkten Digitalisierung von Prozessen, noch zeitgemäß ist, müssen Unternehmen selbst defnieren. Ein Nachteil der Methode kann die großzügige Angabe von geleisteter Arbeitszeit zugunsten des Arbeitnehmers sein. Da die tatsächlich erreichte Arbeitszeit nicht kontrollierbar und nachvollziehbar ist, lassen sich Falschangaben tätigen. Außerdem sind die enorme Papierverschwendung und die Höhe der Druckkosten nicht zu unterschätzende Faktoren. Verlust der Stundenzettel oder Fehler im Auswerten und Übertragen von Zeiten sind ebenfalls Nachteile dieser Methode.

Digitale Zeiterfassung 

Die digitale Zeiterfassung ist nicht erst seit Bekanntwerden des EuGH-Urteils auf Vormarsch. Immer mehr Unternehmen nutzen digitale Lösungen zur Erfassung geleisteter Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter, da sie die Vorzüge erkannt haben und für sich nutzen wollen. Zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten gibt es mehrere Möglichkeiten, die alle Vorteile mitbringen. Von der Erfassung mittels Chipkarte, Finger- oder Handabdruck an einem Zeiterfassungsterminal, über eine Zeiterfassungssoftware bis hin zur mobilen Lösung via App. 

Welche dieser Lösungen am Ende die richtige ist, kann und muss jedes Unternehmen selber entscheiden. Ausschlaggebend ist besonders das sichere dokumentieren von Arbeitszeiten, da Beschäftigte und Arbeitgeber auf einen Blick nachvollziehen können, ob Sollstunden geleistet wurden und ob Überstunden angefallen sind. Ganz unabhängig von Gleitzeitmodellen oder Schichtarbeit. 

Viele digitale Zeiterfassungssysteme bieten eine direkte Kopplung an die jeweilige Personalakte und sorgen dadurch für hohe Transparenz. Auch Auswertungen der Arbeitszeiterfassung und Abrechnungen lassen sich wesentlich schneller umsetzen, da viele Systeme an Lohnabrechnungsprogramme gekoppelt sind. Die Falscherfassung von Zeiten nimmt ebenfalls dank eines zuverlässigen und exakten Systems ein Ende. Sollten Mitarbeiter dennoch einmal falsch stempeln oder dieses vergessen, lassen sich Zeiten jederzeit vom Administrator nachtragen. Ein letzter, nicht zu verachtender Punkt ist die Einsparung an Papier und das auflösen dieses großen Kostenfaktors in Unternehmen.

Rechtzeitig agieren: Zeiterfassungssysteme kennenlernen und EuGH-Urteil umsetzen

Auch wenn noch nicht absehbar ist, wann das EuGH-Urteil in Deutschland in Kraft tritt, ist es ratsam, sich die aufkommenden Änderungen im eigenen Unternehmen bewusst zu machen. Wer frühzeitig erkennt, wie moderne Systeme zur Erfassung von Arbeitszeiten beitragen, wird schnell merken, welches Potenzial sie bringen. Gut vorbereite Arbeitgeber können bei Einführung des Gesetzes beruhigt in die Welt der objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassung schreiten. Auch Unternehmen der Branchen, in denen eine Arbeitszeiterfassung bereits Pflicht ist, sollten sich, wenn noch nicht geschehen, mit modernen Lösungen befassen. 

Neugierig, wie eine moderne Zeiterfassung gelingt und welche Vorteile digitale Arbeitszeiterfassungssysteme implizieren? Welche weiteren Funktionen diese Systeme beinhalten sollten und welche Lösungen LANDWEHR anbietet, verraten wir im nächsten Beitrag. Bleiben Sie gespannt!


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