DMS – Was hat es mit dem Dokumentenmanagementsystem auf sich?

Die Büro- und Verwaltungsprozesse laufen in vielen deutschen Unternehmen noch überwiegend papierbasiert ab. So haben laut der repräsentativen Studie "Bitkom Digital Office Index 2018" lediglich 41 Prozent der befragten Unternehmen eine digitale Lösung für die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten und Inhalten im Einsatz. Dokumente und Unterlagen werden zwar teilweise gescannt, aber dennoch in Papierform bearbeitet und in Akten abgelegt. Häufig hemmen der Investitionsbedarf und die Furcht vor Zugriff auf sensible Unternehmensdaten die ersten Schritte in Richtung digitales Büro. Doch die Investitionen in digitale Lösungen lohnen sich!

Für das digitale Verwalten und Archivieren von geschäftsrelevanten Dokumenten eignet sich ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Der Einsatz ist nicht nur für große Betriebe sinnvoll, auch mittlere und kleine Betriebe profitieren enorm von einem Dokumentenmanagementsystem. Was genau ein Dokumentenmanagementsystem ist und was es damit auf sich hat, möchten wir Ihnen im Folgenden näher erläutern.

Was bedeutet DMS? – Eine Definition

Unter einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) versteht man eine digitale Lösung zur datenbankgestützten Verwaltung und Archivierung von elektronischen Dokumenten und Daten jeder Art. Einfach gesprochen hilft ein DMS Ihnen dabei, die stetig wachsende Flut an elektronischen Dokumenten, Unterlagen und Informationen zu bewältigen. Ein modernes DMS umfasst dabei aber weitaus mehr als die digitale Version eines analogen Aktenschrankes. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Ihnen die digitale Erfassung, Verteilung, Bearbeitung sowie Suche nach Dokumenten. Zudem unterstützt es Sie bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen (GoDB, DSGVO).

Ein Synonym für den Begriff DMS ist "EDM" (Electronic Document Management). Zudem wird DMS häufig mit dem Begriff "ECM" (Enterprise Content Management) gleichgesetzt. Das ist jedoch nicht ganz korrekt, denn die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten ist nur ein Teil des ECM.  Ein ECM System dient nämlich der Verwaltung sämtlicher Inhalte (Content) eines Unternehmens. Da einige Softwarelösungen jedoch mittlerweile viele Funktionen und Leistungen anbieten, die über ein klassisches DMS hinausgehen, werden die Begriffe gerne als Synonym verwendet.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Im Bereich des Dokumentenmanagements finden Sie eine große Auswahl an Softwarelösungen, die On Premises oder in der Cloud, zum Kauf oder Software as a Service (SaaS) in der Public oder Custom Cloud angeboten werden. Alle Systeme weisen eine ähnliche Funktionsweise auf, wobei sich moderne Lösungen dadurch auszeichnen, dass sie einen hohen Grad an Automatisierung und Flexibilität ermöglichen und dem Funktionsumfang einer ECM Lösung sehr nahekommen. Im Wesentlichen funktionieren Dokumentenmanagementsysteme folgenderweise:

  1. Erfassung: Im ersten Schritt erfasst das DMS all Ihre vorhandenen und eingehenden Dokumente und Daten und speichert sie in einem zentralen Archiv ab. Papierdokumente müssen dazu gescannt und importiert werden. Elektronische Dokumente wie E-Mails oder Anhänge können je nach System automatisch oder via manueller Zuordnung ins System übernommen werden. Jedes Dokument wird dabei mittels sogenannter Metadaten indexiert und verschlagwortet. Zu den Metadaten gehören beispielsweise das Erstelldatum, der Erfasser oder die Art des Dokuments (z. B. Rechnung, Auftrag, Bestellbestätigung). Moderne DMS verfügen dabei über Sonderfunktionen wie eine automatische Dokumentenklassifizierung, automatische Indexierung, automatische Versionierung und/oder OCR-Texterkennung.
  2. Verteilung und -bearbeitung: Die Verteilung und Bearbeitung der Dokumente kann mit einem DMS vollständig auf elektronischem Weg erfolgen. Das DMS macht die Dokumente dabei genau den Mitarbeitern zugänglich, die sie zur weiteren Verarbeitung benötigen. Die Vergabe von Zugriffsrechten und Bearbeitungsrechten ermöglicht es Ihnen, dass nur berechtigte Mitarbeiter die Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Alle zuständigen Mitarbeiter greifen über einen Link auf ein und dieselbe Datei zu. Wird ein Dokument bearbeitet, wird bei modernen Systemen automatisch eine neue Version angelegt und gespeichert. Alle Zugriffe und Änderungen werden dokumentiert und sind für Sie lückenlos rekonstruierbar. Ist das DMS Cloud-gestützt, können Ihre Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort auf die Dokumente zugreifen.
  3. Automatisierung: Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen können Sie zahlreiche Geschäftsprozesse teilweise oder komplett automatisieren. Dazu stehen u. a. Schnittstellen zu Programmen wie der Buchhaltungssoftware oder dem CRM sowie benutzerdefinierte Workflows zur Verfügung.
  4. Suche: Mittels Suchfunktionen können Sie Dokumente mit einem DMS schnell und einfach finden. Je nach System stehen dafür Suchfilter und/oder eine Volltextsuche zur Verfügung.
  5. Revisionssichere Archivierung: Moderne Dokumentenmanagementsysteme befolgen die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie ermöglichen somit eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten.
  6. DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten: Seit Inkrafttreten der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleiten. Moderne DMS bieten Ihnen hier viele Möglichkeiten z. B. bei der Vergabe von Zugriffsrechten. So unterstützen sie Sie dabei, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, insbesondere in Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz, Informations- und Aufbewahrungspflichten.

Was für Vorteile bringt ein Dokumentenmanagementsystem mit sich?

Das digitale Verwalten und Archivieren von Dokumenten birgt erhebliche Vorteile für Sie. In erster Linie profitieren Unternehmen von folgenden Auswirkungen:

  • Interne Büro- und Verwaltungsprozesse werden deutlich gestrafft und beschleunigt. Das steigert die Effizienz und senkt Ihre Verwaltungskosten.
  • Informationen werden zügig bereitgestellt und sind jederzeit und ortsunabhängig verfügbar und wiederauffindbar. Durchlaufzeiten von Dokumenten werden so deutlich verkürzt und fehleranfällige Doppelablagen verhindert.
  • Ein modernes DMS integriert sämtliche betrieblichen Prozesse und verbindet alle Abteilungen und Organisationsbereiche Ihres Unternehmens. Das vereinfacht die Kollaboration, den Informationsaustausch und den Wissenstransfer im Unternehmen.
  • Alle Zugriffe und Bearbeitungsschritte sind für Sie lückenlos nachvollziehbar und rekonstruierbar. Das schafft Transparenz und vermeidet Datenverlust.
  • Durch eine automatische Versionierung werden Fehlerquellen eliminiert, da alle Dokumente immer in der aktuellsten Version vorliegen.
  • Durch die Vergabe von Zugriffsrechten sind Ihre sensiblen Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
  • Das DMS ermöglicht Ihnen eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sowie DSGVO-konformes Verarbeiten von personenbezogenen Daten.
  • Moderne DMS haben hohe Sicherheitsstandards zum Schutz Ihrer Daten. So sind alle Dokumente vor unerlaubtem Zugriff gut geschützt.  
  • Das reduzierte Papiervolumen fördert nachhaltiges Arbeiten und unterstützt den Wandel zum papierlosen Büro.
  • Digitalisierte Dokumente sind ein wichtiger Baustein für die digitale Transformation Ihres Unternehmens.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?

Für die Auswahl und Einführung einer neuen DMS Lösung müssen einige Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen gegeben sein. In erster Linie sind das:

  • Allgemeine Voraussetzungen: Die Auswahl an Dokumentmanagementsystemen ist groß, und die Preise und Konditionen variieren stark - je nach Betriebsform, Funktionsumfang und Service. Hier bildet eine intensive Vorab-Recherche die Voraussetzung für die Wahl des richtigen Systems. Unternehmen müssen dazu eine Vielzahl an Aspekten klären: Welche Arten von Dokumenten gibt es im Unternehmen, und wie werden diese aktuell bearbeitet und abgelegt? Welche Prozesse sollen vereinfacht werden? Welche gesetzlichen Anforderungen und Pflichten gilt es bei der Archivierung von Dokumenten einzuhalten? Gibt es individuelle Bedürfnisse oder branchenspezifischen Gegebenheiten, die beachtet werden müssen? Ist eine SaaS-/Cloud-Lösungen vorteilhafter, oder ist die Variante des On-Premise-Software-Erwerbs passender für das Unternehmen?
  • Technische Voraussetzungen: Das System muss kompatibel mit der vorhandenen Hardware und IT-Infrastruktur sein, andernfalls müssen Investitionen für Neuanschaffungen eingeplant werden. Häufig stellen Systeme Mindestanforderungen an die eingesetzte Technik, damit eine gute Performance gewährleistet ist. Zudem muss vorab geklärt werden, ob die Lösung Schnittstellen zu bestehenden Lösungen wie der Buchhaltungssoftware, dem CRM System oder der Branchensoftware bietet. Sehr wahrscheinlich ist auch die Anschaffung eines leistungsfähigen Dokumentenscanners notwendig.
  • Organisatorische Voraussetzungen: Vor der Einführung des Dokumentenmanagementsystems müssen organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Ein DMS optimiert Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen. Mit der Folge, dass die bisherige Arbeitsweise angepasst und Zuständigkeiten und Workflows (neu) definiert werden müssen. Alle Mitarbeiter und Abteilungen, die mit dem DMS arbeiten sollen, sollten von Ihnen daher frühzeitig in den Änderungsprozess und die Entscheidung für ein System einbezogen werden. Zudem muss Ihr Personal mit Einführung der Lösung intensiv geschult werden.

Bietet LANDWEHR die Möglichkeit eines Dokumentenmanagementsystems?

Ja, denn bei LANDWEHR bekommen Sie alles aus einer Hand: In unsere Branchensoftware für Personal- und Gebäudedienstleister (LANDWEHR L1, LANDWEHR L2) ist unser Dokumentenmanagementsystem (LANDWEHR DMS) bei Neuinstallation bereits integriert. Das LANDWEHR DMS ermöglicht eine einfache Verwaltung von Dokumenten und Dateien innerhalb der LANDWEHR Softwarelösungen. Mit dem DMS können unsere Kunden ihre Daten und Dokumente kinderleicht archivieren, suchen und finden und behalten immer den Überblick.

Unser Dokumentenmanagementsystem LANDWEHR DMS hilft auch dabei, die rechtlichen Anforderungen durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu erfüllen. LANDWEHR DMS ist das perfekte Werkzeug, um z. B. Zugriffsreche und Berechtigungen zu vergeben und die Anforderungen der DSGVO effektiv umzusetzen. In Sachen "Digitale Personalakte" haben wir außerdem unseren Premium-Partner tutum GmbH an unserer Seite, die ebenfalls effektive Lösungen für unsere Kunden bieten!

Fazit

Dokumentenmanagementsysteme sind unerlässliche Bausteine für den Wandel zum digitalen und papierlosen Büro. Der Einsatz birgt für Unternehmen jedweder Größe zahlreiche Vorteile. Nicht zuletzt resultieren effizientere Prozesse und gesunkene Kosten in einem Wettbewerbsvorteil. Diese Potenziale sollten Sie für Ihr Unternehmen nutzen, um auch morgen noch konkurrenzfähig und erfolgreich zu sein! LANDWEHR bietet für die Nutzer der LANDWEHR Softwarelösungen ein eigens entwickeltes Dokumentenmanagementsystem – das LANDWEHR DMS. Branchensoftware und DMS aus einer Hand – davon können auch Sie profitieren!


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