Digitale Personalakte – was gibt es zu beachten?

Digitale Personalakte und papierloses Büro

Mit der Einführung einer digitalen Personalakte ist nur ein weiterer Schritt in eine digitalisierte Unternehmenswelt besiegelt und das papierlose Büro kann durch die Implementierung einer professionellen Softwarelösung Wirklichkeit werden. Auch wenn die Digitalisierung rasant voranschreitet, ist eine papierlose und digitale Personalakte auch in Ihrem Unternehmen nicht von heute auf morgen realisierbar. Welche Aspekte zu berücksichtigen sind, welchen Nutzen und Vorteile eine digitale Papierakte birgt und wie bei Ihnen eine Softwarelösung zum Einsatz kommen kann, wird im Folgenden dargestellt.

Was ist der allgemeine Nutzen einer digitalen oder analogen Personalakte?

In einer Personalakte werden sämtliche Personaldokumente abgelegt, die in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber stehen. Dazu zählen sowohl persönliche als auch dienstliche Informationen, Vorgänge und Dokumente über den Mitarbeiter, die notwendig sind, um eine lückenlose Aufzeichnung seiner Aktivitäten im Unternehmen zu ermöglichen.

Welche Unterlagen befinden sich in solch einer Personalakte?

Da es bisweilen keine gesetzliche Regelung für den korrekten Aufbau einer Personalakte gibt, kann ein Unternehmen selbst intern entscheiden, welche Angaben eines Mitarbeiters gespeichert werden. Grundsätzlich sollten Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehören unter anderem:

  • Allgemeine Informationen zur Person
  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
  • Arbeitszeugnisse und Fort- und Weiterbildungsbescheinigungen
  • Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen
  • Sozialversicherungsausweis und Lohnsteuerunterlagen
  • Krankheitsbescheinigungen und Arbeitsunfallberichte
  • Kündigungsschreiben, Austrittszeugnis
  • Kopien amtlicher Urkunden, wie Führerschein oder Schwerbehindertenausweis

Welche Unterlagen dürfen nicht in der Personalakte festgehalten werden?

Grundsätzlich sind Informationen, die die Privatsphäre eines Mitarbeiters betreffen und für seine berufliche Tätigkeit im Unternehmen nicht relevant sind, nicht in einer Personalakte zulässig. Dazu gehören unter anderem:

  • Ärztliche Unterlagen, die der Schweigepflicht unterliegen
  • Liste über Krankheitsgründe 
  • Notizen über die Leistung des Mitarbeiters
  • Auflistung von Social-Media Profilen des Arbeitnehmers
  • Private Vorlieben des Angestellten

Was sind die Vorteile einer elektronischen Akte fürs Personal?

Die digitale Personalakte bietet diverse Vorteile gegenüber der analogen Organisation des Personalwesens, da Daten und Dokumente transparenter, übersichtlicher und platzsparender hinterlegt werden. Neben dem Aspekt der effizienteren Dokumentenablage ist auch der räumliche Platzgewinn enorm. Oftmals über Jahrzehnte gelagerte Papiere in Aktenschränken verstauben in Aktenräumen, die für wesentlich nützlichere Zwecke genutzt werden könnten. Auch die Automatisierung von Arbeitsabläufen bietet Personalern Vorteile, um Personalprozesse und insbesondere Routineaufgaben effektiver zu gestalten und auf Dauer Zeit zu sparen. Die Verwaltung in der digitalen Papierablage wird einfacher, da sich Personaldokumente jederzeit suchen und auch wiederfinden lassen. Ein weiterer enorm wichtiger Vorteil: hochsensible und vertrauliche Personaldaten lassen sich innerhalb einer Softwarelösung verschlüsseln oder es können Zugriffsrechte erteilt werden, sodass diese Daten nicht in die Hände Dritter geraten. Besonders mit Eintritt der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist auch der Arbeitnehmerdatenschutz besonders zu beachten.

Die Vorteile der elektronischen Personalakte nochmals im Überblick:

  • Effiziente und optimierte Verwaltung aller Personalakten
  • Zeitgewinn und Kostensenkung durch schlankere Prozesse
  • Sichere Ablage vertrauenswürdiger Unterlagen
  • Schneller Zugriff auf Personaldokumente durch Suchfunktion
  • Einhaltung von Datenschutzanforderungen durch Berechtigungskonzept
  • Wegfall des pflegeintensiven Papierarchivs

Was sind die Herausforderungen bei der Einführung einer digitalen Mitarbeiterakte?

Auch wenn die Personalarbeit nach kürzester Zeit durch den Einsatz einer Softwarelösung vereinfacht wird und sich der Papieraufwand verringert, ist der Aufbau der digitalen Ablage mit Vorarbeit verbunden. Sämtliche Unterlagen, die für eine Mitarbeiterakte von Bedeutung sind und oftmals auch jetzt noch, nur in Papierform vorhanden sind, müssen vorab eingescannt werden, um sie zu digitalisieren und in der Software einzupflegen. Von den Personaldokumenten wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen oder Gehaltsabrechnungen bis hin zu Spesenabrechnungen, Krankmeldungen oder dem gesamten Schriftverkehr muss jedes einzelne Dokument digitalisiert werden, um eine übersichtliche und vollständige Aktenstruktur zu ermöglichen.

Digitale Mitarbeiterakte: Welche Datenschutzregeln sind zu beachten?

Mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind Unternehmen dazu verpflichtet, strenge Richtlinien einzuhalten, die die Daten ihrer Mitarbeiter schützen. Durch die elektronische bzw. digitale Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten mithilfe einer Softwarelösung müssen Datenschutzanforderungen besonders beachtet werden. Eine sichere Übermittlung und Speicherung der Daten mit einer Verschlüsselungsmöglichkeit oder einer Zugriffsbeschränkung und -kontrolle auf die Stammdaten sind die wichtigsten Anforderungen an das Unternehmen und an die eingesetzte Softwarelösung.

Außerdem besteht die Auflage, dass ein Arbeitnehmer der automatisierten Verarbeitung seiner persönlichen Daten zustimmen muss. Dieses Verbot mit Erlaubnisvorbehalt erklärt, dass die Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten nur durch die Einwilligung des jeweiligen Mitarbeiters möglich ist. Auch ist nach § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt, dass Arbeitnehmer ihre im Unternehmen hinterlegten Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen einsehen dürfen.

Ebenso muss sich der Arbeitgeber an die Richtlinien der Fürsorgepflicht halten, die es ihm vorsehen, die Interessen seiner Arbeitnehmer unter Berücksichtigung der Interessen des Unternehmens zu wahren und einzuhalten. Dies erfolgt durch technische sowie organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz gemäß § 9 BDSG, wodurch ein Missbrauch der Daten oder der Einblick durch Dritte verhindert werden soll. Sobald mehr als zwanzig Mitarbeiter in einem Betrieb beschäftigt sind, die personenbezogene Daten durch eine Automatisierung, sprich durch eine Software, verarbeiten bzw. speichern oder nutzen, ist gemäß Art. 37 DSGVO ein Beauftragter für Datenschutz zu stellen. Eine weitere, nicht zu unterschätzende Pflicht ist die Einhaltung von Löschfristen nach Art. 17 DSGVO. Die betroffene Person hat das „Recht auf Vergessenwerden“ und kann verlangen, dass seine Daten unverzüglich gelöscht werden. In Bezug auf eine digitalisierte Personalakte ist damit gemeint, dass die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. 

Ein Unternehmen hat daher folgende Pflichten bei der Führung einer digitalen Personalakte:

  • Sichere Aufbewahrung der Akte 
  • Restriktive Zugriffsberechtigung auf die Akten
  • Keine Weitergabe an dritte Personen
  • Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen
  • Sicherstellung der Datenschutzbedingungen in der eingesetzten Software
  • Einhaltung von Löschfristen 

Einführung der digitalen Akte: Was sind die ersten Schritte?

Bevor die Effizienz einer digitalisierten Personalakte greift, ist der Aufbau dieser, mit einem größeren Arbeits- und Zeitaufwand verbunden. Je nach Umfang der zu digitalisierenden Papierdokumente kann sich der endgültige Einsatzbeginn auf mehrere Wochen oder Monate ziehen. Je nach Unternehmensgröße oder Umständen kann es auch von Vorteil sein, die Digitalisierung der Dokumente durch einen externen Partner durchzuführen. Sobald dieser wichtige aber unausweichliche Schritt getan ist, lassen sich mithilfe der ausgewählten Softwarelösung sämtliche Dokumente in das System einpflegen.

Was zeichnet eine gute Aktenstruktur aus?

Sind alle notwendigen Papierdokumente digitalisiert und für den elektronischen Gebrauch optimiert, müssen alle notwendigen Akten angelegt werden. Grundsätzlich sollte von Beginn an, eine sinnvolle und nachvollziehbare Aktenstruktur zum Einsatz kommen. Diesen Punkten sollte besondere Beachtung geschenkt werden:

1. Je Mitarbeiter eine eigene Akte

Als selbstverständlich sollte der Einsatz einer eigenen Akte pro Mitarbeiter gelten. In dieser werden alle für die Tätigkeit des Arbeitnehmers relevanten Daten als auch Dokumente sinnvoll gespeichert.

2. Ordner und Unterordner erstellen

Die Struktur der digitalen Akte sollte nachvollziehbar sein, daher ist die Anlage von Ordnern und Unterordnern zu empfehlen. Ein klassischer Aufbau einer Akte könnte sein:

  • Personendaten: Allgemeine Angaben zur Person
  • Verträge: Arbeitsvertrag, Ausbildungsvertrag, Vertragsänderungen, Verträge zu gestellten Unternehmensgütern, Kündigung
  • Bewerbungsunterlagen: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben, Personalbogen, Einstellungstest
  • Steuerrelevante Unterlagen: Lohnsteuerkarte, Lohnsteuerbescheinigung, Nachweise
  • Sozialversicherungsrelevante Unterlagen:  Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger,  
  • Entgelt: Lohn und Gehaltsabrechnungen, Sonderzahlungen, Vermögenswirksame Leistungen
  • Zeiten: Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaubstage, AU-Bescheinigungen
  • Fort- und Weiterbildung: Bescheinigungen, Zertifikate
  • Sonstiges: Bescheinigungen für Behörden, Reiseabrechnungen, Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter, Kopien Führerschein oder Schwerbehindertenausweis


3. Berechtigungen festlegen

Ein Berechtigungskonzept mit Zugriffs- und Bearbeitungsrechten sorgt für den redundanten Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und -dokumente. Zugriffsberechtigte können innerhalb der Software meist schnell und unkompliziert bestimmt werden. Außerdem lässt sich der Kreis der Mitarbeiter einschränken, die eine Bearbeitung der Dokumente vornehmen können. Auch ist zu klären, wer Dokumente hinzufügen darf und ob es zeitliche Beschränkungen im Zugriff auf die Daten gibt. 

Welche Möglichkeiten bietet eine Software für den Aufbau einer digitalen Personalakte?

Bevor Sie nun beginnen Ihre Aktenschränke auszuräumen und Ihre über die Jahre angesammelten Mitarbeiterdokumente einzuscannen, um sie digitalisieren zu wollen, sollten Sie sich mit der richtigen Softwarelösung auseinandersetzen. Diese sollte alle Funktionen anbieten, die dafür sorgen, dass Sie den Überblick über Mitarbeiterdokumente behalten und Ihnen eine lückenlose Arbeit ermöglichen. Eine zentrale und strukturierte Verwaltung, mit der Möglichkeit einer einfachen und unkomplizierten Zuordnung und Wiederauffindbarkeit aller Personaldaten ist dabei enorm wichtig.

Wie unterstützt LANDWEHR beim Aufbau der digitalen Mitarbeiterakte?

LANDWEHR bietet mit seiner Softwarelösung für Personaldienstleister LANDWEHR L1 und der Lösung LANDWEHR L2 für Gebäudedienstleister in Kombination mit dem Dokumentenmanagementsystem LANDWEHR DMS die ideale Basis für den professionellen Aufbau von digitalen Personalakten. Durch die digitale Verwaltung und Archivierung all Ihrer Mitarbeiterdokumente haben Sie alle Daten jederzeit im Blick. Möglichkeiten wie Zugriffsbeschränkungen, frei gestaltbare Dokumentenebenen und Ordnerstrukturen, die Einhaltung von Löschungsfristen und der Einsatz einer Suchfunktion machen unsere Softwarelösungen zum idealen und sicheren Partner an Ihrer Seite.

Fazit

Mit der Digitalisierung und dem Trend zum möglichst papierlosen Büro ist auch die Entwicklung von der analogen zur elektronischen Personalakte beinahe unumgänglich. Denn hier bieten sich, nach erfolgreicher Implementierung der digitalisierten Dokumente, viele Vorteile für beschleunigte Arbeitsprozesse in der Personalabteilung. Dauerhaft lässt sich Ihr Tagesgeschäft effizienter gestalten und Sie profitieren von einer großen Zeit- und Kosteneinsparung und tun nebenbei etwas für Ihre Umwelt.


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