Digitale Lohnabrechnung – diese Vorteile überzeugen Sie!

Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine Pflichtaufgabe eines jeden Unternehmens. Mit dem Einsatz einer Softwarelösung, wird der Prozess der Abrechnungserstellung deutlich optimiert. Das Drucken, Kuvertieren und Versenden von Abrechnungen erfordert allerdings – besonders bei großen Unternehmen – noch einmal einen enormen Aufwand und zusätzliche Kosten. Im Folgenden wird beleuchtet, ob sich der Arbeitsprozess optimieren lässt und die Kosten reduzieren werden können.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer, das vom Arbeitgeber monatlich ausgestellt wird. Die Lohnabrechnung dokumentiert die Zusammenstellung des Lohns und dient der Nachvollziehbarkeit aller erhaltenen Bezüge, geleisteten Steuern und Sozialabgaben. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet seinen Arbeitnehmern eine Abrechnung in Textform bereitzustellen. 

Welche Bestandteile hat eine Lohnabrechnung?

Seit Inkrafttreten der Entgeltbescheinigungsverordnung vom 1. Juli 2013, gelten deutschlandweit einheitliche Vorgaben über die Bestandteile einer Lohnabrechnung. Die korrekte Lohnabrechnung enthält folgende Informationen:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Personalnummer
  • Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
  • Abrechnungszeitraum mit Steuertage und Sozialversicherungstage
  • Lohnsteuerklasse
  • Sozialversicherungsnummer, Name der Krankenkasse und Steuer-ID
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschläge
  • Ggf. Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
  • Bruttolohn
  • Nettolohn

Muss eine Lohnabrechnung Arbeitnehmern in gedruckter Form zur Verfügung gestellt werden?

Der Prozess der Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung ist noch nicht abgeschlossen, sobald die Abrechnung erstellt wurde. Die Abrechnungen müssen schließlich auch den Weg zu den Mitarbeitern finden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Zusammensetzung des Gehalts zu erteilen, dabei ist es jedoch nicht relevant, ob in gedruckter oder digitaler Form – beides ist möglich. In der heutigen Zeit gilt es, Arbeitsabläufe stetig zu optimieren und zu digitalisieren. In Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist eine Möglichkeit, diese zukünftig allen Mitarbeiter digital zugänglich zu machen. 

Welche Vorteile haben Sie als Unternehmen, wenn die Lohndokumente Ihren Mitarbeitern digital bereitgestellt werden?

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen ganz einfach online zur Verfügung. Die Bereitstellung erfolgt nach hohen Sicherheitsstandards, sodass kein Dritter Zugriff auf die vertraulichen Daten erlangt. Das Thema Datensicherheit wird an späterer Stellen weitergehend betrachtet.

Es ergeben sich einige Vorteile:

  • Kostensparend

Dank dem Wegfall von Papier, Kuverts, Porto und Druck-/Tonerfarbe bietet sich für Sie ein großes Einsparpotenzial.

  • Zeitsparend

Durch das Ausbleiben vom Drucken, Kuvertieren und Versenden der Abrechnungen ergibt sich eine große Zeitersparnis. Der Arbeitsaufwand wird enorm reduziert.

  • Umweltfreundlich

Mit einer Onlinebereitstellung leisten Sie einen wichtigen und nachhaltigen Beitrag zum Umwelt- und Naturschutz.

  • Einfach & übersichtlich

Sie können Ihren Mitarbeitern auf Knopfdruck die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zur Verfügung stellen. Diese lassen sich jederzeit erneut aufrufen und archivieren.

Welche Vorteile haben Ihre Mitarbeiter, wenn die Lohnabrechnung von Ihnen online zur Verfügung gestellt wird?

Ihre Mitarbeiter werden die digitale Abrechnungsbereitstellung schätzen, da Dokumente jederzeit eingesehen werden können und die Transparenz über das eigene monatliche Einkommen gewährleistet ist. Alle Vorteile für Mitarbeiter auf einen Blick: 

  • Stetiger Zugriff auf alle Dokumente
  • Zentrale und sichere Ablage
  • Zeitersparnis, da Abrechnungen archiviert werden und somit jederzeit auffindbar sind 
  • Transparenz über monatliches Einkommen
  • Beitrag zur Umweltschonung

Wie sicher ist es, eine Lohnabrechnung online zur Verfügung zu stellen?

Für die digitale Lohnabrechnung ist es wichtig, dass Ihre Arbeitnehmer nur persönlich auf ihre Abrechnungen zugreifen können. Um die Daten gesetzeskonform zur Verfügung zu stellen, wird eine verschlüsselte Verbindung benötigt. Mit einem speziellen Login und Passwortschutz sind die Dokumente nur für Sie und Ihre Mitarbeiter einsehbar. Dritte haben keinen Zugriff auf Ihre Daten. Im Bundesdatenschutzgesetz definiert § 9 die Zugriffskontrollen und Auflagen zur verschlüsselten Übertragung. 

Welche Möglichkeit bietet LANDWEHR im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Mit der Softwarelösung LANDWEHR WinLOG haben Sie stets den digitalen Überblick über Ihr Personalwesen und wickeln sämtliche Aufgaben direkt in der Anwendung ab. So lassen sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen optimal erstellen. 

Das LANDWEHR WinLOG-Zusatzmodul „Lohnabrechnung online“ erfüllt die beschriebenen Anforderung perfekt. Sparen Sie bis zu 80 % der Kosten, die beim klassischen Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in gedruckter Form zustande kommen. Sie stellen Ihren Mitarbeiten die Abrechnungen online zur Verfügung. Die Kosten innerhalb des Moduls „Lohnabrechnung online“ belaufen sich für Sie auf nur 0,19 Euro pro Ab- oder Rückrechnung und 0,10 Euro je SV- und Steuerbescheinigung. 

Fazit

Das Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Pflichtaufgabe in jedem Unternehmen und muss gut koordiniert sein, um möglichst effizient arbeiten zu können. Mit unserem Zusatzmodul „Lohnabrechnung online“ haben Sie die Möglichkeit Ihre Prozesse weiter zu optimieren und Ihren Mitarbeitern die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ganz einfach online bereitzustellen. So digitalisieren Sie Ihr Personalwesen, sparen enorme Kosten und leisten einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz. Profitieren Sie von den Vorteilen und starten Sie digital durch – wir unterstützen Sie dabei! 

Quelle Foto: © VRD/Fotolia


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