Arbeitszeit erfassen in der Personaldienstleistung – die Möglichkeiten im Überblick

Agile Prozesse sind nicht nur das Stichwort der Stunde, sie sind auch die Möglichkeit für Zeitarbeitsunternehmen und Personaldienstleister, manuelle und analoge Prozesse mithilfe elektronischer Lösungen zu digitalisieren. Eines dieser leicht zu digitalisierenden und auf schnellste Weise zu optimierenden Bereiche ist die Zeiterfassung. Mit einem leistungsfähigen und flexiblen System zur Erfassung der Arbeitszeiten ergeben sich kurz- und langfristig auch für Sie enorme Verbesserungs- und Einsparpotenziale für zahlreiche Geschäftsbereiche.

Wieso ist die richtige Zeiterfassung in der Zeitarbeitsbranche so wichtig?

Eine korrekte und verlässliche Erfassung der Arbeitszeiten ist besonders wichtig, wenn es um die richtige Berechnung von Arbeitsstunden, dem Nachweis geleisteter Arbeit und der Entgeltabrechnung sowie Rechnungsstellung bei Personaldienstleistern und Zeitarbeitsunternehmen geht. 

Gesetzliche Vorschriften des Arbeitsrechts sowie Tarifverträge müssen jederzeit sicher und nachvollziehbar erfüllt und eingehalten werden, um möglichen Sanktionen zu entgehen. Das stellt auch Ihr Unternehmen vor Herausforderungen, die Sie mit einer digitalen Zeiterfassungsmethode sicher und zuverlässig in den Griff bekommen. 

Welche Zeiten gilt es zu erfassen?

  • Tägliche Werkarbeitszeit
  • Tägliche Pausenzeit
  • Kommen/Gehen Zeiten des Mitarbeiters

Was sind die Herausforderungen und Risiken bei einer analogen Zeiterfassung?

Zeitarbeitsunternehmen zeichnen sich oftmals durch eine hohe Anzahl an Mitarbeitern bzw. Zeitarbeitsnehmern aus, deren Arbeitszeiten exakt erfasst und gebucht werden müssen, um korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen zu können. Außerdem müssen viele weitere Faktoren wie verschiedene Arbeitszeitmodelle, Schichtmodelle oder Abwesenheitszeiten aufgrund von Urlaub oder Krankheit berücksichtigt werden. Die Vielzahl von Zeiterfassungen und die diversen Sonderfaktoren führen allzu oft zu einer langwierigen und komplexen Auswertung der Arbeitszeitkonten.

Nachteile der manuellen Erfassung von Arbeitszeiten

  • Ausfüllen von Stundenzetteln und die manuelle Übertragung der Formulardaten in ein EDV-System sind fehleranfällig und zeitraubend
  • Mehraufwand und höhere Kosten durch langwierige Prozessschritte
  • Tarifkonforme Erfassung der Arbeitsstunden muss manuell berechnet werden, was oft fehleranfällig und kompliziert ist
  • Fehlerhafte Zeiterfassung führt zu Unzufriedenheit bei Arbeitnehmern und Entleihbetrieben
  • Verspätete Abgabe von Stundenzetteln führen zu Nach- und Neuberechnungen, Kontrollen, Nachfragen und Verzögerungen

Was sind die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung?

Es ist Tatsache, dass eine fehlerlose Zeiterfassung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber nur von Vorteil ist. Immerhin dient die Erfassung dazu, schlussendlich eine korrekte Entgeltabrechnung zu erhalten bzw. auszustellen. Alle Vorteile im Überblick:

  • Schnellere Entgeltabrechnung dank zentraler Datenspeicherung
  • Automatische Einhaltung von Überstundenlimits
  • Überprüfung von eingehaltenen Ruhepausen, um Mitarbeiter vor zu hoher Belastung zu schützen
  • Geleistete Stunden im Tages-, Wochen- oder Monatsüberblick 
  • Automatisierte Datenübergabe an die Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Einsparung von Personalkosten, da administrativer Aufwand verringert wird
  • Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
  • Überprüfbarkeit von Anwesenheit / Anzahl der Mitarbeiter im Firmengebäude
  • Einfachere Einhaltung von Arbeitnehmerschutz- und Arbeitszeitgesetz 
  • Zweijährige Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten wird dank automatischer Speicherung und Archivierung vereinfacht

Welche Arbeitszeiterfassungssysteme gibt es?

Auch wenn die Vorteile eines elektronischen oder digitalen Zeiterfassungssystems überzeugend sind, gibt es diverse Möglichkeiten, die Zeiten individuell zu erfassen. 

  • Zeiterfassung am Terminal

Terminals werden in Verbindung mit einer kompatiblen Softwarelösung eingesetzt und ermöglichen genaueste Buchungen via Transponder, Fingerabdruck oder einer Karte. Die Buchungen werden sofort in der Software gespeichert und stehen dort dauerhaft zur Überprüfung bereit.

  • Digitale Stempeluhr

Mithilfe einer virtuellen Stechuhr innerhalb der Software, können Zeitarbeitnehmer ihre Anwesenheits-, Abwesenheits- sowie Pausenzeiten problemlos schnell stempeln. 

  • Smartphone App zur mobilen Zeiterfassung

Professionelle Anbieter bieten längst die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten ganz einfach via Smartphone App buchen können. 

Welche Software kann die Erfassung von Arbeitszeiten ideal abbilden?

Mit der Software LANDWEHR L1 und dem integrierbaren Zeiterfassungssystem werden all Ihre Anforderungen an eine korrekte Zeiterfassung sowie die Abbildung administrativer und kaufmännischer Prozesse erfüllt. Für Sie als Zeitarbeitsunternehmer oder Personaldienstleister ergeben sich damit bei der Vielzahl an Mitarbeitern oder Zeitarbeitern ideale Chancen, diese Aufgabe schlanker und effektiver durchzuführen. 

So unterstützt LANDWEHR Sie dabei, Ihre Zeiterfassung korrekt und effizient umzusetzen

Die LANDWEHR Zeiterfassung ist optimal für Sie, wenn Sie ein System suchen, welches Arbeitszeiten zuverlässig und sicher speichert. In Kombination mit LANDWEHR L1bieten wir Ihnen die Lösung, um Ihre Geschäftsprozesse zielführend und langfristig digital abzubilden. In Verbindung mit dem LANDWEHR Webportal für L1 haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihrem Kunden die erfassten Zeiten, Aufträge und Rechnungen online zur Verfügung zu stellen, damit diese geprüft und freigegeben werden können. Dieses ist besonders im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung von großer Bedeutung.

Weitere Vorteile von LANDWEHR L1 mit dem Zusatzmodul LANDWEHR Zeiterfassung sind:

  • Schnelle Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter
  • Stundenerfassung auf PC, Smartphone oder Terminal
  • Schnelle Abrechnungsmöglichkeiten dank Programmschnittstellen
  • Feste Hinterlegung von Buchungsmodellen und Logiken
  • Verrechnung von Fehlzeiten, Urlaub und Überstunden
  • Schnittstelle zu Kundeninformationssystem
  • Papierloses Büro 
  • Reduzierung des Abrechnungsaufwands 

Fazit

Mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung werden Zeiten korrekt und zuverlässig erfasst und nebenbei wird Ihr Verwaltungsaufwand  deutlich reduziert. Im Angesicht der Digitalisierung ist der Einsatz einer solchen Software, ein richtiger und wichtiger Schritt für Sie, wenn Sie dauerhaft erfolgreich arbeiten wollen. Mit der LANDWEHR Zeiterfassung gelingt dieses spielend leicht. Für effektivere Prozesse, eine verschlankte Personalarbeit und zufriedene Mitarbeiter und Zeitarbeitnehmer.

Quelle Foto: © Maksim Kabakou/Fotolia


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